BAB 1. PENDAHULUAN
Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut.
Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk (barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang dilakukan perusahaan.
BAB 2. PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Audit Sistem Kepastian Kualitas
Audit sistem kepastian kualitas adalah “proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi” audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.
2.2 Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas
Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:
a. Perusahaan (manajemen puncak)
Untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah ditetapkan.
b. Pelanggan
Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yan disyaratkan.
c. Pemerintah
Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen.
d. Asosiasi
Kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.
e. Lembaga Sertifikasi
Lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.
2.3 Tujuan dan Manfaat Audit
ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk :
a. Menentukan ketidaksesuaian.
b. Menentukan efektivitas sistem kualitas.
c. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem.
d. Memenuhi persyaratan peraturan.
e. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas.
f. Menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya.
g. Menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri.
Sedangkan manfaat audit ini antara lain :
a. Membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif.
b. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen.
c. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal.
d. Mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu.
e. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu.
f. Mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu.
g. Meningkatkan produktivitas.
h. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.
2.4 Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit
Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman kualitas, yaitu:
a. Sertifikasi organisasi
b. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.
c. Lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi.
Bagaimana audito meningkatkan nilai tambah? Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam melaksanakan tugas profesionalnya :
1. Perencanaan Audit
2. Teknik Audit
3. Keputusan dan Analisis
4. Laporan dan Tindak Lanjut
2.5 Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas
Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:
a. Pastikan bahwa audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan.
b. Audit seharusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan.
c. Audit harus dipandang sebagi sesuatu yang relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan.
d. Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit.
e. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu.
f. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan satu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu.
g. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.
h. Untuk menghindari pemborosan waktu audit harus direncanakan dengan baik.
i. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit
j. Perlakukan audit sebagai aktivitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang terjadi.
k. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas
2.6 Manajemen Kualitas
ISO 9001:2001 mendasar Manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang terdiri dari:
a. Fokus pada pelanggan
b. Kepemimpinan
c. Keterlibatan SDM
d. Pendekatan proses
e. Pendekatan sistem dalam pengelolaan
f. Perbaikan yang terus menerus (berkelanjutan)
g. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta
h. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
2.7 Langkah-Langkah Audit
Mengadopsi model PDSA (Plan-Do-Study-Act) yang dipopulerkan oleh Deming, audit sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
a. Perencanaan audit
b. Pelaksanaan audit
c. Mempelajari hasil audit
d. Tindakan perbaikan
2.8 Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 9001:2001
Lima klausal dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas, meliputi :
a. Klausal 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas
b. Klausal 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen
c. Klausal 6 tentang Manajemen Sumber Daya
d. Klausal 7 tentang Realisasi Produk
e. Klausal 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
2.9 Sistem Manajemen Kualitas
Beberapa kriteria kualitas termuat dalam klausal ini dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Persyaratan Umum
Untuk menerapkan sistem ini, organisasi harus :
1) Mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas dan aplikasi dalam organisasi.
2) Menentukan tahapan dan interaksi proses-proses tersebut.
3) Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun proses-proses ini berjalan efektif.
b. Persyaratan Dokumen
1. Umum
2. Manual Kualitas
3. Pengendalian Manajemen
2.10 Tanggung Jawab Manajemen
1. Komitmen manajemen
2. Fokus pada pelanggan
3. Kebijakan kualitas
4. Perencanaan
5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
6. Tinjauan manajemen
2.11 Manajemen Sumber Daya
a. Ketersediaan sumber daya
Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan:
1) Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terus-menerus mengembangkan efektivitasnya.
2) Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Sumber daya manusia
1) Umum
Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian, dan pengalaman yang sesuai.
2) Kompetensi, Kepedulian, dan Pelatihan
c. Infrastuktur
Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastuktur mencakup hal-hal berikut ini:
1) Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang.
2) Peralatan yang dipakai dalam proses (peranti keras dan peranti lunak).
3) Sarana pendukung (transportasi dan komunikasi).
d. Lingkungan Kerja
Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.
2.12 Realisasi Produk
a. Perencanaan Realisasi Produk
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Perencanaan dari realisasi rpoduk ini harus konsisten dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen kualitas.
b. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan
1) Identifikasi persyaratan yang berhubungan dengan produk
2) Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk
3) Komunikasi dengan pelanggan
c. Desain dan pengembangan
1) Perencanaan desain dan pengembangan
2) Input desain dan pengembangan
3) Output desain dan pengembangan
4) Tinjauan desain dan pengembangan
5) Verifikasi desain dan pengembangan
6) Validasi desain dan pengembanga
7) Pengendalian perubahan desain dan pengembangan
d. Pembelian
1) Proses pembelian
2) Informasi pembelian
3) Verifikasi produk yang dibeli
e. Produksi dan Penyediaan Jasa
1) Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
2) Validasi proses produksi dan penyediaan jasa
3) Indentifikasi dan mampu telusur
4) Properti pelanggan
5) Pemeliharaan produk
f. Pengendalian, Pengukuran, dan Pemantauan Alat
Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk pada persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran.
2.13 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
a. Umum
Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk:
1) Memperlihatkan kesesuaian produk.
2) Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas.
3) Melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem manajemen kualitas.
b. Pemantauan dan Pengukuran
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Analisis data
c. Peningkatan
1) Peningkatan berkelanjutan
2) Tindakan perbaikan
3) Tindakan pencegahan
DAFTAR PUSTAKA
Bayangkara, IBK. 2013. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Cetakan ke-7, Salemba Empat: Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar