Langkah-langkah Audit dan Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas

Langkah-Langkah Audit

Mengadopsi model PDSA (Plan-Do-Study-Act) yang dipopulerkan oleh Deming, audit sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

a. Perencanaan audit

b. Pelaksanaan audit

c. Mempelajari hasil audit

d. Tindakan perbaikan

Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 9001:2001

Lima klausal dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas, meliputi :

a. Klausal 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas

b. Klausal 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen

c. Klausal 6 tentang Manajemen Sumber Daya

d. Klausal 7 tentang Realisasi Produk

e. Klausal 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

Panduan Umum Audit dan Manajemen Kualitas

Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas

Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:

a. Pastikan bahwa audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan.

b. Audit seharusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan.

c. Audit harus dipandang sebagi sesuatu yang relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan.

d. Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit.

e. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu.

f. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan satu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu.

g. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.

h. Untuk menghindari pemborosan waktu audit harus direncanakan dengan baik.

i. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit

j. Perlakukan audit sebagai aktivitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang terjadi.

k. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas

Manajemen Kualitas

ISO 9001:2001 mendasar Manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang terdiri dari:

a. Fokus pada pelanggan

b. Kepemimpinan

c. Keterlibatan SDM

d. Pendekatan proses

e. Pendekatan sistem dalam pengelolaan

f. Perbaikan yang terus menerus (berkelanjutan)

g. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

h. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Tujuan Audit, Manfaat Audit, dan Cara Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk :

a. Menentukan ketidaksesuaian.

b. Menentukan efektivitas sistem kualitas.

c. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem.

d. Memenuhi persyaratan peraturan.

e. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas.

f. Menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya.

g. Menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri.

Sedangkan manfaat audit ini antara lain :

a. Membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif.

b. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen.

c. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal.

d. Mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu.

e. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu.

f. Mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu.

g. Meningkatkan produktivitas.

h. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.

2.4 Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit

Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman kualitas, yaitu:

a. Sertifikasi organisasi

b. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

c. Lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi.

Bagaimana audito meningkatkan nilai tambah? Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam melaksanakan tugas profesionalnya :

1. Perencanaan Audit

2. Teknik Audit

3. Keputusan dan Analisis

Laporan dan Tindak Lanjut